אז איך מתחילים? הנה כמה צעדים חשובים:

• קבלת השראה

בתחילה חשוב לקבל השראה בנוגע לעיצוב האירוע שלכם. יש לבחור קונספט ורעיון מוביל ובד בבד לנסות להבין איזה סוג אירוע מתאים לכם ולקהל המוזמנים שלכם. לדוגמה: אם אתם רוצים לבצע עיצוב אירוע בגינה - תוכלו לקבל השראה מאפליקציות כמו פינטרסט או להכנס לאתרים של מפיקי אירועים ולקבל השראה ומבט כללי על ארגון אירוע בגינה. בתיק עבודות של  חברת הפקת אירועים ניתן לחפש רעיונות, אימג'ים, תמונות ושאר מקורות השראה שיעזרו לכם בנושא של עיצוב אירועים. 

• התאימו את סוג המפגש לעונה

התאימו את סוג ההפקה לעונה. למשל, אם אתם רוצים לדעת איך עושים השקה של מוצר באביב ואתם רוצים שהוא יהיה אירוע חיצוני: חשוב שתדעו אירוע בחוץ תמיד יהיה מלווה בטבע, בתאורת לילה, בעציצים עם פרחים לקישוט המרחב וגם ציוד לאירועים כמו שולחנות, כיסאות, אוהלים, ציליות ואפילו פטריות חימום לאירוע חורפי.

• עיצוב

לאחר שהבנתם מה הכיוון או הקונספט שלכם, כמו מפגש משולב טבע עם המון פרחים וצמחים מסביב, או שאולי אתם רוצים אירוע הייטק הנמצא בתוך מקום סגור שיהיה יותר אלגנטי עם מפות שחור/ לבן, אורות ומנורות מיוחדות, או שאולי בכלל תרצו אירוע צבעוני שמכיל אדום צהוב ירוק כתום ואת כל הצבעים החיים והעשירים שיש בפלטת הצבעים...בחרו את סגנון העיצוב. 

• השכרת ציוד 

את כל הציוד שהזכרנו כדאי לשכור מחברות המספקות השכרת ציוד לאירועים, או מחברות מומחיות לעיצוב אירוע או תכנון אירוע השקה. 

• בחירת מיקום וארגון וחיבור בין אלמנטים וחפצים

כעת הגיע הזמן להתחיל לחבר בין הדברים. חפשו מקום מתאים לאירוע שלכם, החל מאולם אירועים או גן יפה ומרחב אורבני, עד הגינה הפרטית שלכם או מרפסת גדולה. תכננו ושרטטו על נייר את התכנון והמיקום של רחבת ריקודים או של הבמה, בחרו מקום טוב לעמדת DJ, הכינו תרשים של מקומות ישיבה ומקמו שאר ריהוט ואביזרים, תוך יצירת רשימה של קישוטים שאתם צריכים. את הקישוטים אפשר לקנות או להזמין מחנויות המספקות ציוד לאירועים החל מ שולחנות או מחצלות, אוהלים, מפיות ואפילו כוסות ממותגות.

• אל תחכו לרגע האחרון!

ארגנו את האירוע לפחות חודשיים מראש כדי שהכול יהיה מוכן בזמן. אם אתם לחוצים בזמן מומלץ להיעזר בשירות של מפיקי אירועים מומחים שיוכלו לארגן את כל מה שצריך ולבנות עבורכם תפאורה מעולה למפגש שלכם. 

לסיכום -  אין זה משנה אם זו מסיבת השקה של ארגון גדול, חתונה רומנטית או הרמת כוסית אינטימית בעבודה - כדאי לבחור חברת הפקה גדולה המתמחות בארגון כל האירועים הנחוצים לכם. חברות גדולות יוכלו לבצע הפקת חתונות וכל מה שאתם צריכים באופן ספציפי וממוקד לצרכים שלכם. לכן זה הזמן ליצור אירוע מנצח בכזה שישיג כל מטרה!