אם תרצו להפיק אירוע לבד יתכן שתחסכו כמה שקלים, אבל תשלמו על התכנון לא מעט, החל מחוסר ידע בתכנון הפקות או קבלת הצעות מחיר טובות, עד בזבוז משאבים, זמן, אנרגיה ואפילו שעות עבודה יקרות. 

כאשר תארגנו לבד את ההתכנסות, תצטרכו למצוא לוקיישן לאירוע שלכם, להכין רשימת מוזמנים, לנסח הזמנות, לבחור תאריך נכון לאירוע, לשכור ציוד לאירועים החל מכיסאות עד עמדות די ג׳יי, מפות, שולחנות וכסאות, ואת כל מה שצריך כדי שהמפגש יתנהל בדיוק כמו שתכננתם. בנוסף לכך, תצטרכו למצוא קייטרינג או שף פרטי שיגיע ויגיש מנות מתאימות למזומנים ולאופי המפגש  ותמצאו עצמכם מנהלים את האירוע חודשים ארוכים.

ניסיון – חפשו חברה להפקת אירועים המתמחה בתכנון המתאים לצרכים שלכם כמו הפקת אירועים לחברות הייטק, או אירועים אינטימיים, תכנון כנסים לחברות וכולי. שימו לב שהמומחים מכירים את התחום ויודעים כיצד לפעול על מנת שאתם תהנו מאירוע מושלם. 

הכרות עם בעלי מקצוע – חשוב שהחברה שאתם שוכרים להפיק את האירוע תכיר את בעלי המקצוע הדרושים כמו תקליטנים, חברות קייטרינג עד מעצבים שיוכלו לעצב את החלל. חשוב שאנשי המקצוע יכירו את כל הגורמים שיכולים לכנס את מה שאתם צריכים במקום אחד.

ציוד זמין -  וודאו שהחברה יכולה להשיג לכם ציוד לאירועים במחירים טובים ולארגן את הכל תחת מעטפת שירותים אחת. למשל: הפקת אירועים בטבע תדרוש ציליות, כסאות, מערכות ישיבה, מאווררים ומצננים, מחצלות ועוד. חפשו ציוד מצגות וציוד הגברה עבור הפקת אירועים עסקיים. חברות מומחיות בתחום יכולות להשיג עבורכם את כל הציוד הנחוץ וגם למקם אותו בלוקיישן ביום המתאים.  

מחיר - כעת יש לברר מחירים בין שתיים/שלוש חברות להפקת אירועים. עם זאת חשוב לשים לב לתיק העבודות של החברה, המלצות של לקוחות קודמים וכדאי לחפש חגיגות מצולמות שהחברה הפיקה. 

לאחר פגישת הכרות אחת או שתיים תוכלו להחליט מי יהיו המפיקים שלכם. בחרו מומחים שיוכלו לעזור לכם להבין איך עושים את זה נכון.