הפקת אירוע עסקי הוא עניין המצריך נסיון יכולת תכנון ומחשבה רבה, החל

מרמת הקונספט והתוכן, וכלה בפרטים הקטנים ביותר שגם הם חשובים לא פחות.

עם למעלה מ-20 שנות ניסיון בתחום יצרתי רגעים בלתי נשכחים עבור המון אנשים.

יחד עם הצוות שלי אדאג ללוות את ההפקה ברמה המקצועית ביותר,לספק מענה מדוייק

ולתת פיתרונות יצירתיים, על מנת לקיים אירוע מושלם, הנתפר ומותאם באופן אישי עבור על אירוע.

 

הקפדה , חדשנות , יצירתיות ואיכות הם כלי העבודה שלנו 

ספרו לנו את קונספט האירוע שתרצו ואנחנו כבר נדאג לכל השאר 

משה זהר 

אירועים עסקיים - כל מה שרציתם לדעת

 

אנו מתייחסים להפקת אירועים עסקיים כאל אומנות לכל דבר ועניין. מדובר בתהליך מקיף ומורכב אשר מצריך תכנון מדויק, יצירתיות וחשיבה מחוץ לקופסא, כל אלו מתחברים יחד לכדי יצירת אירוע מושלם שנחקק בזכרונם של האורחים. בין אם מדובר בהפקה של כנסים, אירועי גיוס כספים, אירועים משמחים או כל אירוע כזה או אחר - כל אחד מן האירועים הללו דורש חשיבה מקצועית ויצירתית לצורך הבטחת הצלחתו של האירוע.

אם אתם מעוניינים לשמוע יותר על הפקת אירועים, המאמר הבא הוא בדיוק בשבילכם. במאמר זה אנו נסביר לכם מה זה הפקת אירועים, נציג בפניכם סוגים שונים של אירועים המופקים על ידי חברות הפקת אירועים ונספר לכם מדוע כדאי להיעזר בחברה מקצועית לצורך הפקת אירועים.

 

הפקת אירועים - על מה אנחנו מדברים?

 

תהליך ההפקה של אירוע הינו תהליך ניהולי מורכב במיוחד הטומן בחוב תכנון, ארגון ותיאום של מרכיבים רבים ושונים הנדרשים לצורך קיום של אירוע על הצד הטוב ביותר. החל ממציאת המקום המתאים ביותר לאירוע, דרך הפקה ויזואלית, הגברה, תאורה ועד לבידור האורחים, כיבוד וכן הלאה.

חברות הפקת אירועים מוצלחות הן כאלה שיודעות לשלב בין כל המרכיבים הנדרשים ויוצרות חוויה מושלמת עבור משתתפי האירוע. על מנת להפיק אירועים ברמה גבוהה יש צורך בחשיבה מחוץ לקופסא, יכולת ניהולית גבוהה והבנה מעמיקה ביותר של צרכי הלקוח.

 

הפקת אירועים פרטיים

 

במסגרת אירועים פרטיים, התמקדות בפרטנות ואישיות מהווים את המפתח להצלחת האירוע. על מנת להפיק אירועים פרטיים איכותיים, יש להבין את רגשותיו של הלקוח, לדעת כיצד להתאים את האירוע באופן מדויק לטעמו האישי ולהקפיד על הפרטים הקטנים ביותר, כל זה כדי לייצר אירוע בלתי נשכח.

חברות המתמחות בהפקת אירועים פרטיים מצוידות בכל האמצעים הרלוונטיים לצורך יצירת אירוע מותאם אישית ויודעות לספק מענה על כל האתגרים היצירתיים והטכניים.

 

הפקת אירועים עסקיים

 

אין ספק כי אירועים עסקיים מהווים חלק חשוב במיוחד מהזהות הארגונית של כל חברה, אירועים עסקיים מעניקים לחברות את האפשרות להעביר את המסרים והערכים שלהן.

הפקת אירועים עסקיים הינה תחום מורכב שדורש מומחיות וניסיון רב. כדי להפיק אירוע עסקי מוצלח מן השורה הראשונה יש להפקיד על תכנון מדויק של כל פרט לרבות: בחירת מקום האירוע והספקים, תכנון תוכן ייעודי, מצגות ויתר החומרים הרלוונטיים לאירוע. כמו כן, יש לוודא כי מקום האירוע מספיק גדול כדי להכיל את כמות המשתתפים אשר צפויים להגיע, כי המיזוג במקום תקין ומורגש גם כאשר אנשים רבים נוכחים בו, שכל הציוד הרלוונטי קיים ( מסכים, מערכת סאונד, מקרנים וכן הלאה ). חשוב מאוד לתאם מראש עם ספק האוכל את תפריט הכיבוד לאירוע ולוודא כי הוא מתאים לאופי האירוע וכי הוא עונה על הצרכים התזונתיים של כל המשתתפים ( מזון צמחוני, טבעוני וכו' ).

יש להעביר את התוכן בדרך מעניינת, מושכת ומובנת. באמצעות תכנון נכון של לוח הזמנים יהיה ניתן להבטיח התנהלות חלקה של האירוע ללא כל עיכוב מיותר.

חברת הפקת אירועים מקצועית ומנוסה יכולה לחבר יחד את כלל המרכיבים הללו ולהפיק אירוע עסקי מושלם.

 

 

הפקת אירועים קטנים

 

אירועים קטנים בדרך כלל נוגעים למעמדים מיוחדים אשר מצריכים גישה ייחודית. בחלק גדול מן המקרים הפקת אירועים קטנים כמו ימי הולדת, מסיבות ואירועים משפחתיים יכולה להיות משימה מאתגרת. אף על פי שמדובר באירוע אינטימי, עדיין נדרשת הקפדה על פרטים קטנים ותכנון נכון כדי שהאירוע יצליח.

בראש ובראשונה,יש לבחור במיקום מתאים לאופי האירוע ולגודל הקהל. לצורך הדוגמא, אם מדובר ביום הולדת לילדים קטנים, מומלץ לשכור מקום שמתאים לפעילויות ומשחקים. לאירועים משפחתיים יהיה עדיף לבחור במסעדה אינטימית או גן אירועים.

נקודה נוספת אליה חשוב מאוד להתייחס היא הכיבוד והתפריט. חשוב לדאוג לכך שהכיבוד באירוע יתאים למספר המוזמנים ויספק מענה על העדפות האוכל שלהם.

על ידי תכנון של תקציב מראש יהיה ניתן לרכוש קישוטים, ערכות ומתנות בהתאם לאופי האירוע.

 

הפקת אירועים יוקרתיים

 

הפקת אירוע יוקרתי מהווה משימה מורכבת הדורשת רמת מקצועיות גבוהה במיוחד, תקציב נדיב ומתן תשומת לב לפרטים הקטנים ביותר. אירועים יוקרתיים צריכים להותיר רושם של סגנון ואלגנטיות. לשם כך יש למצוא אולם אקסקלוסיבי ויוקרתי שיספק אווירה של יוקרה ופאר. העיצוב חייב להיות יוקרתי ואלגנטי, החל מהפרחים, דרך המפות, הקישוטים ועד לכלי האוכל. תפריט האוכל באירועים מן הסוג הזה צריך לכלול מנות ייחודיות, שמעבר להיותן טעימות במיוחד צריכות גם להיראות יוקרתיות. באותה נשימה, המארחים וצוות המלצרים באירוע חייבים להראות מקצועיים ועליהם לספק שירות אדיב ומקצועי ברמה הגבוהה ביותר. מופע הבידור באירוע צריך גם הוא להיות ברמה גבוהה במיוחד, התייחסות לפרטים הקטנים ביותר כמו למשל: הושבת אורחים באופן אישי, כרטיסי שולחן מיוחדים ואלגנטיים ושירות VIP, יבטיחו כי האירוע אכן ייזכר בתור אירוע יוקרתי ומיוחד.

 

הפקת אירועים לימודיים

 

הפקת אירועים לימודיים כמו כנס, יום עיון או סדנה מחייבת הקפדה על תוכן איכותי ורלוונטי לקהל היעד. בתחילת הדרך יש להגדיר באופן ברור ומדויק מהם היעדים של האירוע ומהו התוכן אותו רוצים להעביר למשתתפי האירוע. בהתאם לסוג התוכן הייעודי, יש לחפש אחר דוברים ומרצים מומחים באותם תחומים אשר יוכלו להעביר תוכן ערכי ומעניין בנושאים שנבחרו. חשוב מאוד להקפיד על כך שהתוכן אותו מציגים באירוע יהיה שימושי ורלוונטי עבור הקהל, ולא רק תיאורטי ומופשט. שילוב בין הרצאות וסדנאות מעניינות, דיונים פעילים ופעילויות אינטראקטיביות יבטיחו כי הקהל לא ישתעמם במהלך האירוע ורמת העניין שלו בתוכן תישאר גבוהה. נושא חשוב נוסף אליו יש להתייחס הוא איזון נכון בין הרצאות וסדנאות להפסקות, כמו כן מומלץ ואף חובה לתכנן מראש את חלוקת הזמנים במהלך האירוע. האולם בו נערך האירוע צריך לאפשר שימוש בציוד טכנולוגי מתקדם לרבות: מסכים, מקרנים וחשוב שתהיה נקודת חיבור לאינטרנט אלחוטי מהיר. יש לדאוג לכיבוד קל והפסקות אשר יאפשרו למשתתפי האירוע לצבור כוחות מחודשים ולהתרענן לקראת ההמשך.

הפקה מקצועית ומדויקת של אירוע לימודי תבטיח כי התוכן שבאירוע יועבר בצורה מעניינת וברורה, וכי המשתתפים באירוע יצאו ממנו עם ידע חדש ויעיל עבורם.

 

הפקת אירועים לחברות הייטק

 

חברות הייטק הן לקוחות ייחודיים לחברות הפקת אירועים, הסיבה לכך היא שחברות הייטק מצריכות מחברת ההפקה לפעול בגישה מודרנית וחדשנית. אירועים שונים לרבות: השקות מוצרים, כנסים טכנולוגיים או אירועי גיוס כספים צריכים לשקף את האופי הייחודי של חברות ההייטק.

ראשית, בחירת המקום צריכה להיות מותאמת לרוח החדשנות של עולם ההייטק - לצורך הדוגמא, מרכז כנסים חדשני יכול להוות בחירה מצויינת. העיצוב צריך לכלול אלמנטים טכנולוגיים ייחודיים כמו תאורה מיוחדת, מסכים ענקיים, אפקטים ויזואליים מרשימים וכן הלאה. תפריט המזון צריך לכלול מנות ייחודיות וטעימות ובאותה נשימה בריאות ואורגניות. לאורך כל האירוע יש להרבות בשימוש באמצעים טכנולוגיים מתקדמים כמו: מציאות מדומה, לייב סטרימינג, שימוש באפליקציות אינטראקטיביות ועוד. כמו כן, פעילויות תחרותיות יכולות להתאים במיוחד לאווירה של עולם ההייטק. מומלץ להשקיע גם בצילום ברמת איכות גבוהה על מנת לתעד את האירוע עבור תדמית החברה.

בסופו של דבר, גישה יצירתית המותאמת לעולם הטכנולוגי תבטיח כי חברת ההייטק תזכה לאירוע המשקף את הערכים והחזון שלה.

 

החשיבות של הפקת אירוע עם חברה המתמחה בהפקת אירועים

 

אנו בטוחים כי כבר הצלחתם להבין שהפקת אירוע היא משימה מורכבת הכוללת בתוכה מגוון רחב מאוד של פרטים ודורשת ידע, מיומנויות וניסיון רב. חברות מקצועיות המתמחות בהפקת אירועים מספקות יתרונות רבים החיוניים במיוחד עבור הפקת אירוע מוצלח.

כעת נציג בפניכם חלק מן היתרונות הבולטים ביותר הנובעים מעבודה עם חברה המתמחה בהפקת אירועים:

 

●        ניסיון בהפקת אירועים - בשונה מאנשים פרטיים, שבדרך כלל אינם מבינים דבר בהפקה של אירועים, חברה המתמחה בהפקת אירועים מביאה עימה ניסיון של שנים רבות בתחום לצד ידע מעמיק בנוגע לכל היבט כזה או אחר אליו יש להתייחס במסגרת הפקת אירוע. בין אם מדובר במציאת האולם המתאים לקיום האירוע, תיאום של הסעות, סידור מקומות הישיבה, הכנת פעילויות מתאימות לאופי האירוע, יצירת תפריט אשר עונה על הצרכים של כל המשתתפים וכן הלאה.

 

●        היכרות עם ספקים - מאחר וחברות העוסקות בהפקת אירועים יוצרות קשר עם ספקים שונים בכל פעם בו הן מפיקות אירוע, ברוב המוחלט של המקרים יש להן גישה למאגר רחב של ספקים בכל התחומים ובדרך כלל הצעות המחיר שהן מקבלות הרבה יותר טובות מהצעות מחיר שמקבלים אנשים פרטיים. בין אם מדובר בציוד טכני, כיבוד, אולמות וכן הלאה.

 

●        חדשנות לצד יצירתיות - לאור הניסיון הרב של חברות הפקת אירועים בתחום ולאור העובדה כי הן הפיקו בעבר עשרות אירועים ואף יותר מכך, אותן חברות מציעות חדשנות ויצירתיות שקשה מאוד להשיג במסגרת הפקה עצמאית. בדרך כלל, לחברות הפקת אירועים דרושים אנשים בעלי חוש יצירתיות חזק במיוחד, תוכלו לוודא אם אנשי הצוות בחברה אכן יצירתיים באמצעות בדיקת תיק העבודות של החברה.

 

●        הלקוחות אינם צריכים להתעסק בכלום - חברת הפקות מקצועית לוקחת על עצמה את כל העול הכרוך בהפקת האירוע מתחילתו ועד סופו. החל משלב התכנון המוקדם הכולל גם תכנון תקציב מתאים, דרך הזמנת ספקים ואולם, , הוצאה לפועל של כל התכנונים וכלה בניהול האירוע כאשר מגיע המועד - כל האחריות מוטלת על החברה. באופן הזה הלקוח אינו צריך להשקיע זמן ומאמץ רב בהפקה, כל שעליו לעשות זה להגיע ביום האירוע וליהנות מהתוצאות הנהדרות.

 

●        התמודדות עם בעיות וניהול סיכונים - חברת הפקת אירועים בעלת ניסיון יודע לנהל סיכונים ולפתור בעיות שצצות ביום האירוע בצורה הרבה יותר טובה מאדם פרטי. חברה מקצועית תדע כיצד להתמודד עם אירועים בלתי צפויים כמו למשל תקלות טכניות, בעיות עם ספקים או שינויים ברגע האחרון. הניסיון של החברה מאפשר לה לפעול בשלווה, למצוא פתרונות יצירתיים ולהבטיח שהאירוע יצליח להתקיים בהצלחה רבה גם במצבים שאינם צפויים.