אם אתם רוצים להפיק כנס או חתונה, אם אתם מתכננים הפקת בר מצווה או בת מצווה, או אולי מארגנים אירועים עסקיים– מומלץ תמיד להיעזר במומחים. אם אתם רוצים להפגיש בין אנשים, למכור סחורה או רעיון, לשמח את הילדה שחוגגת בת מצווש ואפילו להתחתן בחתונה אינטימית - כדאי שתדעו מהי אסטרטגיה להפקת אירועים מוצלחת וכיצד מבצעים הפקת אירועים קטנים. 

התחילו עם רעיון

כמו כול דבר בחיים,  תכנון צריך להתחיל ברעיון, בהשראה. כדאי שיהיה לכם רעיון להפקה כמו למשל הפקת בת מצווה במועדון עם במה להופעות, או עם ציוד קריוקי וערב ריקודים. אפשר לבחור הפקת בר מצווה שכל כולה בסימן משחקים ולהזמין קונסולות משחקים מסוגים שונים כמו שולחן ביליארד עד כדורסל או קליעה למטרה ותחרויות נושאות פרסים. וכמובן שיש אינספור רעיונות!

כשאתם מפתחים קונספט ורעיון - חשוב שהוא יהיה ייחודי ומנצח, כמו למשל הפקה סולידית של ערב גיבוש בעבודה שיהיה אלגנטי בשחור לבן עם תפאורה מתאימה או מצגת של פעילויות בעבודה. באירועים כאלה אפשר להגיש אוכל אלגנטי כמו סושי סשימי וסביצ'ה, או כל פינגר פוד מקייטרינג טוב. 

דוגמא נוספת היא הזמנת די ג׳יי למסיבת ריקודים בנושא מסוים, כמו מסיבת שנות ה-80 .  אם תרצו להפיק חתונה בזהב, תוכלו לבחור בעיצוב מלכותי שכל האלמנטים בו לבנים וזהובים. בכל מקרה, כדאי לשכור מומחים של עיצוב אירועים קטנים. 

לוקיישן או מיקום הם חלק בלתי נפרד מ אסטרטגיה להפקת אירועים. החליטו איפה אתם רוצים שהאירוע יהיה: האם תרצו שהוא יהיה במועדון? אולי בטבע/ בחורשה ואפילו על חוף הים או מסיבה על יאכטה! מי שירצה יוכל לבחור לארגן אירוע פרטי בבית או אפילו עיצוב אירוע בגינה. 

אסטרטגיה בבחירת מיקום קשורה גם למזג האוויר, גם לאופי האירוע וגם לסוג המוזמנים שלכם. הנה דוגמה: אם המוזמנים שלכם ברובם אוכלוסייה של קשישים, מן הסתם שלא תתכננו אירוע ביער שמקשה להתנייד. לעומת זאת, מסיבת בת מצווה יכולה להתקיים במועדון, באוהל או על חוף הים/ על שפת בריכה וכולי. מפיק אירועים איכותי יוכל לעזור לכם לתכנן את האירוע שלכם.

החליטו וחישבו מה אתם רוצים שיוגש באירוע שלכם ואיך. אם אתם רוצים שהמוזמנים יסתובבו בין דוכנים - לא תרצו להאכיל אותם באוכל ''כבד'' או להושיב אותם סביב שולחנות, אלא תרצו שיוגש פינגר פוד שאפשר להחזיק ביד וללכת עמו בצלוחית, לבחון מוצרים ולהגיע עם האוכל אל נקודות מכירה. 

בחתונה בוודאי תרצו שהאורחים ישבו ויאכלו את האוכל שאתם רוצים להגיש, אך חשוב לדעת מה כדאי להגיש כך שהאורחים יצטרפו בשלב מסוים לחגיגה וירקדו.

עבור בת או בר מצווה השקעה באוכל לא צריכה להיות גדולה, כי הרי מדובר בילדים וילדות, לכן כדאי לתכנן אסטרטגיה מבחינת תקציב וכמויות האוכל שתרצו להזמין, וגם להבין איך כדאי להגיש אותו לאורחים.

בחרו מוזיקה נעימה ושקטה לאירועי חברה או כנסים שתלווה את האורחים בין דוכנים או הרצאות. בחרו מוזיקת ריקודים למסיבה במועדון או בבריכה. לפני שאתם מתחילים כדאי לבחור חברת הפקת אירועים עסקיים שתוכל לתכנן את האירוע שלכם בצורה נכונה. התייעצו עם מפיקי אירועים לגבי תכנון אסטרטגיה נכונה לאירוע שלכם.